AIに社内文書の下書きを頼むとき、指示文に何を入れる？五つの要素

社内のお知らせや会議の議事録の下書きを生成AIに頼むと、それらしい文章はすぐに出てきます。ところが、届いた下書きを前に「ここは事実と違う」「この一文が抜けている」と手を入れる時間は、毎回同じようにかかっていないでしょうか。原因は、AIの力不足よりも、依頼の言葉が足りないことにあります。「いい感じにまとめて」とだけ渡せば、AIは目的も読み手も自分の推測で埋めるしかなく、推測が外れた分だけ人が直すことになります。

そこで、指示文を五つの要素に分けて書きます。目的、読み手、材料、守る条件、確認方法の五つです。この五つがそろっていると、AIが迷う余地が減り、出てきた下書きのどこを確かめればよいかも、依頼した側が先に決めておけます。以下では、それぞれを実際の指示文にどう落とし込むかを順に見ていきます。

「いい感じに書いて」を、確認できる依頼に変える

「いい感じにまとめてください」。この一言だけで下書きを頼むと、AIは目的も読み手も分量も、自分で推測して埋めます。推測が実務とずれた分だけ、人は赤を入れることになります。修正の多さは、AIの文章力よりも、依頼の言葉が足りないことから来ていることが少なくありません。

目的を一文で書く

目的は、その文書が何のために存在するかを一文にしたものです。「社内報の原稿を書いて」ではなく、「社内報で、勤怠システムの打刻方法の変更を、全社員に誤解なく伝える」と書きます。前半が載せる媒体、後半が伝える内容と、伝わった先の状態です。一文に収まらないときは、目的が二つ以上混ざっています。どちらかを別の依頼に分けます。

「議事録をまとめて」なら、「定例会の議事録で、決まったことと次回までの担当を、参加していない人にも分かる形で残す」。ここまで書くと、AIは文章の美しさより、決定と担当の抜けを意識しやすくなります。

守る条件（完成の条件）を、項目で分ける

「読みやすく」「わかりやすく」は、書いた本人にも基準を説明しにくい言葉です。代わりに、完成の条件を項目に分けます。必ず入れる要素と、してほしくないことの二つに分けると、書き漏らしが減ります。

文字数より、必ず入れる要素を決める

文字数は仕上がりの目安にはなりますが、中身の抜けは防げません。案内文なら、どの項目が入っていれば完成とするかを先に決めます。社内勉強会の案内を例にします。

• 日時：開催日、開始と終了の時刻、受付を始める時刻
• 場所：会議室名と、オンライン参加の接続先
• 対象：参加できる部署や役職、定員がある場合はその数
• 申込方法：申し込む場所と、記入が必要な項目
• 締切：申込を締め切る日時と、その後の相談先
• 問い合わせ先：担当部署と連絡先

してほしくないことを書く

反対に、書いてほしくないことも先に伝えます。資料にない情報を自然な文章で補われると、確認のしようがない誤りになります。「与えた資料にない日付・人名・数値は補わない」「推測した箇所は推測と分かる形で残す」は、どの依頼にも入れておきたい条件です。

• 決定と提案を混ぜず、提案は提案だと分かる書き方にする
• 社外に出せない情報、個人名、連絡先を本文に入れない
• 根拠のない効果の断定や、誇張した表現を避ける

五つの要素を一枚にまとめると、依頼文のどこが空いているかを見つけやすくなります。次は、依頼文に書く内容の例です。

目的と完成の条件が決まると、下書きを読む目も変わります。「なんとなく違う」ではなく、決めた条件を満たしているかを確かめられるからです。

読み手と、読んだ後の行動を先に決める

目的が一文に決まったら、次に決めるのは読み手です。「全社員」「関係者」のまま書き始めると、用語の詳しさも案内の順序も、誰に合わせるのかが決まりません。読み手がぼやけた分だけ、AIは無難な一般論で埋め、人はまた直すことになります。

読み手を一人に絞る

一人に絞るといっても、読者を一人しか想定しないという意味ではありません。実際に読む人のうち、代表になる一人を思い浮かべます。勤怠システムの打刻方法を変える案内なら、来月入社する新入社員か、育児短時間勤務で月に数回しか打刻しない社員か、パソコンを持たず店頭で勤務するスタッフかで、必要な前提が変わります。

読み手が決まると、最初に置く情報も、言い換える言葉も決まります。専門用語を使える相手か、操作画面を示したほうがよい相手か。読み手が複数いる場合は一篇に詰め込まず、共通の案内と補足に分けるか、宛先ごとに分けて依頼します。

次の表は、同じ打刻方法の変更を伝える場合の架空の例です。

読後の行動を一つ決める

読み手が決まったら、その人が読み終えた後にしてほしいことを一つ決めます。案内文なら申込、議事録なら決定内容の確認、変更の連絡なら設定の変更です。二つ以上並べると、どちらもお願いのまま残り、読んだ人が動かない原因になります。

行動は、動詞で終わる一文にします。「9月30日までに、申込フォームへ必要事項を入力する」「10月1日以降の最初の出勤日に、新しい方法で打刻する」。この一文が決まると、期限、場所、必要な情報を逆算でき、AIへの指示にもそのまま書けます。

読み手と行動の二つが決まれば、構成は自然に決まります。その人が動くために必要な順に情報を並べるだけです。

材料は、AIに渡してよい形に整える

目的と読み手が決まったら、次は材料です。AIは、渡された資料から書くか、渡されていない部分を一般論で埋めるかしかできません。手元の資料を、渡してよい形に整えてから依頼します。

渡す資料と渡さない資料を分ける

依頼の前に、資料を「渡す」「渡さない」に分けます。軸は、社外に出せるかどうかだけではありません。そのAIサービスに投入してよい情報かを、社内の規程や管理者の定めで確かめます。迷う資料は渡さない側に置きます。

個人名、連絡先、人事の評価、取引先の見積、未公開の計画は、多くはそのまま渡せません。必要なときは氏名を「Aさん」に置き換える、金額を省くなど、下書きに要る形だけを残します。外した内容は依頼文に一行で書き残します。

参照してよい範囲も指示文で区切ります。「与えた資料だけを使い、足りない情報は補わずに『要確認』と書く」と伝えると、社内にない一般論で埋められるのを防げます。

資料の年代と出所を添える

同じ議題の資料が複数あると、AIは古い版と新しい版を同じ重みで扱います。資料には名前、作成日、版、作成部署を一行添えます。たとえば「就業規則_改定版_人事部_2026年4月」のように書けば、下書きの記述がどの資料から来たかを後から辿れます。

改定前の資料しか手元にないときは、その旨も伝えます。「改定前の版で、最新版は未取得」と書けば、AIは断定を避け、人はどこを確認すべきか分かります。

次の表は、依頼前に確認する項目の例です。実際の規程は各社で異なるため、自社の定めに置き換えて使います。

材料が整うと、下書きの情報の出どころを追えるようになります。確認の作業は、文章を読み直すことから、資料と突き合わせることに変わります。

指示文の型を作り、使い回す

依頼のたびに一から指示文を書くと、忙しい日ほど欄が抜けます。五つの要素を一枚の型にしておけば、空欄を埋めるだけで同じ水準の依頼になります。型は作り込むより、使いながら直すほうが長続きします。

テンプレートに固定する項目

固定するのは、仕事が変わっても変わらない部分です。五つの見出しとその順番、各欄に何を書くかの一言の説明、どの依頼にも共通する禁止条件、そして出力してほしい形です。欄の名前・順番と各欄の説明は固定し、目的や確認者など各欄に記入する内容は案件ごとに変え、共通の禁止条件と出力の形も固定します。

• 見出しの順番：目的、読み手、材料、守る条件、確認方法の五つを、この順で並べる
• 各欄の説明：何を書く欄かを一行で添え、記入する人が迷わないようにする
• 共通の禁止条件：資料にない日付・人名・数値を補わない、決定と提案を混ぜない
• 出力の形：見出しの構成、箇条書きにする箇所、分量の目安
• 記入者と確認者：誰が依頼し、誰が確かめるかを書く欄

このうち禁止条件と出力の形は、案件が変わってもほとんど同じです。型の外に置かず最初から入れておくと、記入漏れが減ります。

仕事ごとに変える項目

変えるのは、その仕事にしか当てはまらない部分です。目的の一文、読み手、渡す材料、その案件だけの守る条件、確認の相手と観点の五つです。空欄を埋める感覚で書くと、毎回の判断が小さくなります。

記入例は、型の使い方を示すための架空のものです。自社の仕事に置き換えるときは、欄の名前はそのままに、中身だけを変えます。

型は共有の場所に一つ置き、直したときは理由を一行添えます。「確認の欄を足した」「締切の書き方を変えた」と残しておけば、次の人が同じ直しを繰り返しません。版が分かれるときは、ファイル名に日付を入れます。

使い始めは、五つの欄が埋まっていれば十分です。慣れてきたら、よくある修正を型の側へ戻します。直すたびに型が育ち、依頼文を書く時間は短くなります。

出てきた下書きを、どこで確認するか

型を使って依頼し、下書きが返ってきたら、次は人の確認です。最初から読み直すのではなく、見る場所を先に決めておきます。観点は四つ、事実、決定と提案の区別、表現、社外に出せない情報です。順に確かめれば、読みながら気づいた点を拾うより、抜けが残りにくくなります。

• 事実：日付・人名・数値・条件を、元の資料と照合したか
• 区別：決定と提案、未決定の内容が混ざっていないか
• 表現：断定や誇張、社内で通じにくい言い回しがないか
• 情報：社外に出せない情報、個人名、連絡先が残っていないか

元の資料と照合する箇所

日付、人名、数値、制度の条件は、必ず元の資料と突き合わせます。AIは足りない部分を自然な文章で埋めるため、誤りが読みにくい形で混ざります。資料にない記述には「要確認」の印を付け、確かめられるまで本文から外します。

決定と提案を分ける

会議で案として出ただけの内容が、実施が決まったこととして書かれていないかを見ます。担当者や期限が空欄のまま、仕事として進んでいないかもここで確かめます。

人が直した理由を残す

直した箇所は、直した理由を一行添えて残します。「日付が資料と違っていた」「提案を決定として書いていた」のように書けば、次に読む人が同じ確認を繰り返さずに済みます。

同じ直しが何度も出るなら、それは指示文の側の不足です。禁止条件や完成の条件に戻して型を直します。直した理由が、次の依頼を良くする材料になります。